しーとちゃん しーとちゃん

けんじさん、Excelの関数って苦手意識があって、結局全部電卓で計算しちゃうんですよね…

けんじ けんじ

それ、めちゃくちゃもったいないよ。自分も入社したばかりの頃は同じだった。

しーとちゃん しーとちゃん

関数って難しそうなイメージがあって…

けんじ けんじ

実は基本の3つさえ覚えれば、日常業務の8割は乗り切れるんだ。今日はその3つを一から教えるね。

事務職として働き始めて8年になりますが、入社当初はExcelの関数をほとんど知らず、簡単な集計作業にも電卓とにらめっこしていました。振り返ると、その頃の自分に一番教えてあげたいのが、この記事で紹介する「SUM」「AVERAGE」「IF」の3つの関数です。この3つを覚えるだけで、日々の集計作業のスピードが大きく変わります。

この記事では、関数を触ったことがない方でもつまずかないように、基本の考え方から実際の入力方法まで解説します。

ノートパソコンの画面に表示されたデータ分析ダッシュボード

関数とは何か

関数とは、あらかじめ用意された「計算の指示」のことです。たとえば「A1からA10までを全部足す」という計算を毎回手入力するのは大変ですが、SUM関数を使えば =SUM(A1:A10) の一行で済みます。

関数の基本の書き方は、以下の形が共通のルールです。

=関数名(引数1, 引数2, ...)

先頭に半角の「=」を入力することで、セルに「これから計算するよ」と伝えます。関数名の後ろのカッコの中に入れる情報を「引数（ひきすう）」と呼びます。

SUM関数：合計を求める

SUM関数は、指定した範囲の数値をすべて足し算する関数です。もっとも使用頻度が高い関数のひとつです。

基本の使い方

=SUM(A1:A10)

これで、セルA1からA10までの合計が計算されます。連続していないセルを合計したい場合は、カンマで区切って指定します。

=SUM(A1:A5, C1:C5)

よくある入力ミス

自分が新人によく見かけるミスは、範囲指定のコロン「:」とカンマ「,」を混同してしまうケースです。「:」は「から〜まで」という連続した範囲、「,」は「離れた複数の範囲」を意味します。この違いを理解していないと、意図しない集計結果になってしまいます。

AVERAGE関数：平均を求める

AVERAGE関数は、指定した範囲の数値の平均値を計算する関数です。

=AVERAGE(B2:B20)

SUMとAVERAGEの使い分け

「合計を人数で割れば平均になるのでは？」と思うかもしれませんが、AVERAGE関数を使えば、割り算の計算を別途書く必要がありません。また、範囲内に空白セルがあった場合、AVERAGE関数は自動的にその空白セルを計算対象から除外してくれます。これは =SUM(範囲)/COUNT(範囲) を手動で組み立てるより確実で、入力ミスも減らせます。

関数 計算内容 こんな時に使う
SUM 合計 売上の月間合計を出したい
AVERAGE 平均 テストの平均点を出したい

IF関数：条件によって結果を変える

IF関数は、指定した条件が「true（真）」か「false（偽）」かによって、表示する内容を変える関数です。3つの引数を使うのが基本形です。

=IF(論理式, 真の場合の値, 偽の場合の値)

具体例で理解する

たとえば、テストの点数が70点以上なら「合格」、それ未満なら「不合格」と表示したい場合は、以下のように書きます。

=IF(B2>=70, "合格", "不合格")

文字列（テキスト）を結果として表示したい場合は、必ずダブルクォーテーション " で囲む必要があります。自分が最初につまずいたのもここで、クォーテーションを忘れてエラーになった経験が何度もあります。

ノートパソコンのキーボードに手を置いている様子

IF関数でよく使う比較演算子

演算子 意味 例
= 等しい B2=100
> より大きい B2>70
>= 以上 B2>=70
< より小さい B2<70
<= 以下 B2<=70
<> 等しくない B2<>0

3つの関数を組み合わせる

実務では、これら3つの関数を組み合わせて使う場面が多くあります。たとえば「平均点が70点以上なら『目標達成』、未満なら『未達成』」と表示したい場合は、以下のように組み合わせます。

=IF(AVERAGE(B2:B20)>=70, "目標達成", "未達成")

このように、関数の中に別の関数を入れる書き方を「ネスト（入れ子）」と呼びます。最初は複雑に見えますが、「まずAVERAGE(B2:B20)の部分だけで平均が出る」「その結果をIF関数の条件に使う」と分解して考えると理解しやすくなります。

データがぎっしり表示されたパソコンの画面

関数入力時のよくあるエラーと対処法

エラー表示 主な原因 対処法
#DIV/0! 0で割り算をしている 割る数が0でないか確認する
#VALUE! 数値であるべき場所に文字列が入っている セルの中身が数値かどうか確認する
#NAME? 関数名のスペルミス、引用符の付け忘れ 関数名や文字列の書き方を見直す
#REF! 参照しているセルが削除されている 数式内のセル参照を確認する

自分が最も多く見てきたのは #VALUE! エラーです。セルの見た目は数字でも、実際には「文字列として保存された数字」になっていることがあり、これがSUMやAVERAGEでエラーの原因になります。セルの左上に緑の三角マークが出ている場合は、この状態を疑ってみてください。

まとめ

SUM・AVERAGE・IFの3つの関数を覚えるだけで、日々の集計作業の多くはカバーできます。まずはこの3つを実際の業務データで試してみて、慣れてきたら関数同士を組み合わせる書き方にも挑戦してみてください。

デスクに置かれたノートパソコンとメモ帳

しーとちゃん しーとちゃん

SUMとAVERAGEとIF、たった3つでこんなに応用が効くんですね！今度の集計、電卓じゃなくて関数でやってみます。

けんじ けんじ

それだけでも作業時間はかなり短縮できるはずだよ。慣れてきたら、また次のステップも紹介するね。