しーとちゃん しーとちゃん

けんじさん、在宅勤務のメンバーが増えてから、Excelファイルをメールで何度もやり取りするのが大変で…

けんじ けんじ

それ、Googleスプレッドシートに切り替えるだけでかなり解消できるよ。

しーとちゃん しーとちゃん

ExcelとGoogleスプレッドシートって、結局何が違うんですか？

けんじ けんじ

一番の違いはリアルタイムの共同編集だね。今日はその使い方と、Excelとの連携方法を説明するよ。

これまでExcel関数やピボットテーブルを紹介してきましたが、リモートワークが当たり前になった今、Googleスプレッドシートとの使い分けも重要なスキルになっています。

自分の職場でも、社内の共同作業はGoogleスプレッドシート、社外への正式な提出資料はExcelというように使い分けています。この記事では、両者の違いと、実務でよく使う連携・共同編集の基本をまとめました。

オフィスで同僚と一緒に作業をしている様子

ExcelとGoogleスプレッドシートの主な違い

項目 Excel Googleスプレッドシート
動作環境 パソコンにインストールして使用（デスクトップアプリ） Webブラウザ上で動作（インストール不要）
リアルタイム共同編集 標準では非対応（共有ブック機能はあるが制限が多い） 複数人が同時に編集可能
ファイルの保存 自分のパソコンやクラウドストレージに保存 自動的にGoogleドライブに保存される
マクロ VBA（Visual Basic for Applications） Google Apps Script（JavaScriptベース）
オフライン利用 標準で可能 事前設定が必要（オフライン編集の有効化）

一番大きな違いは、やはりリアルタイムの共同編集ができるかどうかです。Excelでも「共有ブック」機能はありますが、複数人が同時に編集すると競合が起きやすく、実務ではあまり快適とは言えません。

Googleスプレッドシートでの共同編集の基本

共有と権限設定

画面右上の「共有」ボタンから、編集してほしい相手のメールアドレスを入力して共有します。このとき、以下の3つの権限を選べます。

権限 できること
閲覧者 内容を見るだけ、編集はできない
閲覧者（コメント可） 内容の閲覧とコメントの追加ができる
編集者 内容の編集・書式変更・共有設定の変更もできる

自分は、社内の担当者には「編集者」、確認だけしてほしい上司には「閲覧者（コメント可）」というように、相手の役割に応じて権限を使い分けています。全員に編集者権限を渡してしまうと、意図しない変更が入ってしまうリスクがあるため注意が必要です。

オンライン会議でミーティングをしている様子

リアルタイム編集とコメント機能

複数人が同時にシートを開くと、それぞれの編集者がどこを操作しているかがカーソルの色で表示され、リアルタイムに変更が反映されます。特定のセルに対してコメントを残したい場合は、セルを右クリックして「コメント」を選択します。コメント内で「@」に続けて相手のメールアドレスを入力すると、その人に通知が届く仕組みになっています。

自分は、数字の根拠を確認したいときや修正依頼をする際に、このコメント機能をよく使います。チャットツールで別途連絡するより、該当のセルに直接コメントを残す方が、後から見返したときに文脈がわかりやすいというメリットがあります。

変更履歴の確認

「ファイル」メニューから「変更履歴」を開くと、いつ・誰が・どこを変更したかを時系列で確認できます。誤って重要なデータを消してしまった場合も、この機能から特定の時点の状態に復元できるため、共同編集での事故対策として非常に心強い機能です。

書類を見ながら同僚と作業している様子

ExcelファイルとGoogleスプレッドシートの相互変換

ExcelファイルをGoogleスプレッドシートで開く

Googleドライブに .xlsx 形式のExcelファイルをアップロードし、ファイルをダブルクリックして開くと、そのままGoogleスプレッドシートの形式に変換されます。「ファイル」→「Googleスプレッドシートとして保存」を選べば、正式に変換した別ファイルとして保存されます。

Googleスプレッドシートをexcel形式で保存する

逆に、Googleスプレッドシートで作成したファイルをExcel形式で使いたい場合は、「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Excel（.xlsx）」を選択します。社外に提出する資料など、相手がExcelを前提にしている場合はこの方法で書き出すのが確実です。

変換時の注意点

ExcelとGoogleスプレッドシートは関数の多くが共通していますが、一部の関数や機能は完全には互換していません。特にVBAで組んだマクロは、Googleスプレッドシートにそのまま持ち込むことはできず、Google Apps Scriptで書き直す必要があります。複雑なマクロを含むExcelファイルを変換する際は、変換後に必ず動作を確認するようにしてください。

クラウドに接続されたノートパソコンとキーボード

複数のスプレッドシートを連携させる：IMPORTRANGE関数

Googleスプレッドシート独自の便利な関数として、IMPORTRANGE関数があります。これは、別のスプレッドシートのデータを、現在開いているシートに取り込む関数です。

=IMPORTRANGE("スプレッドシートのURL", "シート名!範囲")

たとえば、部署ごとに分かれた実績シートを、集計用の1つのシートにまとめたいときに便利です。初回利用時のみ、アクセス許可を求めるダイアログが表示されるので、許可を承認すれば以降は自動的にデータが同期されます。

まとめ

Googleスプレッドシートは、リアルタイムの共同編集やコメント機能、変更履歴など、複数人での作業に強みを持っています。一方、Excelは高度な集計・マクロ機能やオフライン作業に安定感があります。それぞれの強みを理解したうえで、社内の共同作業と社外への提出資料で使い分けてみてください。

しーとちゃん しーとちゃん

コメント機能と変更履歴、めちゃくちゃ便利そうです！今度のプロジェクトからGoogleスプレッドシートに切り替えてみます。

けんじ けんじ

権限設定だけ気をつければ、共同作業がすごく楽になるよ。ぜひ試してみてね。