ピボットテーブルでデータ集計する方法｜初心者向け作成手順を解説

しーとちゃん

けんじさん、月ごと・担当者ごとの売上集計を頼まれたんですけど、関数を組み合わせるだけだとかなり大変で…

けんじ

それ、ピボットテーブルを使えば一瞬で終わるよ。

しーとちゃん

ピボットテーブルって名前は聞いたことあるんですけど、難しそうで避けてました…

けんじ

実は考え方さえわかれば、関数より簡単なくらいなんだ。今日は基本の作り方から説明するね。

VLOOKUPとXLOOKUPのような検索系の関数も便利ですが、「月ごとの売上合計」「担当者別の件数」といった集計作業では、ピボットテーブルの方が圧倒的に速く、しかも関数を1つも書かずに実現できます。

自分が新人の頃、月次の売上データを担当者別・商品別に何パターンも集計する作業に丸1日かかっていましたが、ピボットテーブルを覚えてからは同じ作業が数分で終わるようになりました。この記事では、初心者の方向けに基本の作成手順を解説します。

ピボットテーブルとは

ピボットテーブルは、大量のデータを「行」「列」「値」の組み合わせで自由に集計・並べ替えできる機能です。元データを直接編集することなく、視点（ピボット）を変えながら様々な角度で集計表を作れるのが最大の特徴です。

たとえば、「日付・担当者・商品名・売上金額」が入力された数百行のデータがあったとき、ピボットテーブルを使えば以下のような集計を、それぞれ数クリックで作成できます。

• 担当者別の売上合計
• 月別・商品別の売上件数
• 商品別の売上平均

ピボットテーブルの作成手順

手順1: 元データを準備する

ピボットテーブルを作る前に、元データの形式を整えておく必要があります。

• 1行目に見出し（列名）を入れる
• 空白の行・列を作らない
• セルの結合をしない
• 1つの列には同じ種類のデータだけを入れる

自分が最初によくやってしまったミスは、集計しやすいようにと元データに空白行を挟んでしまうことでした。これがあると、ピボットテーブルが正しくデータ範囲を認識できなくなります。

手順2: ピボットテーブルを挿入する

元データのセルを1つ選択した状態で、リボンの「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選択します。データ範囲が自動的に認識されるので、内容を確認して「OK」を押すと、新しいシートにピボットテーブルの土台が作成されます。

手順3: フィールドを配置する

画面右側に表示される「フィールドリスト」から、集計したい項目を以下の4つのエリアにドラッグ＆ドロップします。

「担当者別の月次売上合計」を作りたい場合は、「行」に担当者名、「列」に月、「値」に売上金額をドラッグします。これだけで、自動的にクロス集計表が完成します。

値の集計方法を変更する

「値」エリアに数値を入れると、デフォルトでは自動的に合計（SUM）で集計されます。ただし、集計方法は自由に変更できます。

値エリアのフィールド名をクリックし「値フィールドの設定」を選ぶと、以下のような集計方法を選択できます。

自分がよく使うのは「個数」への変更です。たとえば「担当者ごとの受注件数」を知りたい場合、売上金額の列を値エリアに入れて集計方法を「個数」に変えるだけで、件数の集計表になります。

日付データを月・四半期でグループ化する

元データに日付が入っている場合、ピボットテーブル上でその日付を右クリックし「グループ化」を選ぶと、月・四半期・年単位でまとめて集計できます。これにより、日別データしかなくても「月別の推移」をすぐに確認できるようになります。

元データを更新したときの注意点

ピボットテーブルは、元データを更新しても自動では反映されません。データを追加・修正したあとは、ピボットテーブル上で右クリックして「更新」を選ぶか、リボンの「ピボットテーブル分析」タブから「更新」ボタンを押す必要があります。

自分もこれを忘れて、古いデータのまま資料を提出しそうになったことが何度かあります。定期的にデータを追加するファイルでは、更新を習慣にすることを強くおすすめします。

スライサーで見やすく絞り込む

「ピボットテーブル分析」タブの「スライサーの挿入」を使うと、担当者や地域などの項目をボタン形式で表示し、クリックひとつでデータを絞り込めるようになります。

自分は月次会議の資料を作る際、スライサーを使って「その場で担当者を切り替えながら数字を見せる」形にしています。関数だけで同じことをしようとすると複雑な式が必要になりますが、スライサーならクリックだけで済むので、資料作成の手間も大幅に減らせます。

まとめ

ピボットテーブルは、関数を使わずに大量データを様々な角度から集計できる強力な機能です。まずは「行」「列」「値」の3つのエリアにフィールドをドラッグする感覚をつかむところから始めて、慣れてきたらグループ化やスライサーも活用してみてください。

しーとちゃん

関数を1個も書かずにこんなに集計できるんですね！今度の月次報告、ピボットテーブルで作ってみます。

けんじ

きっと驚くくらい時間が短縮できるはずだよ。データの更新だけは忘れないようにね。